Com a crescente demanda pelo alinhamento entre os vários projetos que uma empresa financia e executa e a sua estratégia corporativa, é necessária a adequada estruturação de um departamento com profissionais capacitados para que esses projetos entreguem o que se planeja. Devido ao aprimoramento contínuo da tecnologia, as empresas lutam diariamente para acompanhar as tendências dinâmicas e melhorar a eficiência da organização.
Para isso, é necessário entender a diferença entre um escritório de gerenciamento de projetos e um gerente de projetos.
Continue lendo para entender a diferença entre o PMO e o gerente de projeto, suas funções e se as duas posições podem ser interligadas.
Qual é a diferença entre o PMO e o gerente de projetos?
A principal diferença entre ambos é o foco: o PMO se concentra em suporte através de fornecimento de metodologia, treinamento, templates, estruturação de processos e outras funções que permitem seus Gerentes de Projetos padronizarem a gestão de projetos da empresa. Já o Gerente de Projetos é quem põe a mão na massa, vive o dia-a-dia e se responsabiliza pela gestão e entrega do projeto para o sponsor ou cliente.
Os dois termos são comumente confundidos, visto que há uma linha tênue que os distingue. Listamos a seguir mais algumas diferenças entre os dois:
PMO (Escritório de Gerenciamento de Projetos)
- desenvolve processos para orientar o processo de gerenciamento de projetos até sua conclusão.
- esforça-se para desenvolver um requisito de previsão de recursos para saber a capacidade dos recursos disponíveis e necessários.
- supervisiona e dá conselhos necessários durante o processo de gerenciamento de projetos.
- responde aos acionistas e atua como um elo entre o gerente de projetos e as principais partes interessadas.
Gerente de Projeto
- usa processos e diretrizes fornecidos pelo PMO para realizar a tarefa do projeto conforme necessário.
- utiliza os recursos do PMO para garantir a conclusão bem-sucedida do projeto.
- faz a maior parte do trabalho de campo real do processo de gerenciamento de projetos, obtendo informações em primeira mão sobre o projeto que está sendo realizado.
Em suma, ambos trabalham se complementando como numa viagem de carro: o PMO é o computador de bordo que fornece as principais diretrizes e informações para que o Gerente de Projetos possa pilotar o carro (e que costuma estar cheio de bagagens e passageiros!).
De uma perspectiva mais ampla, você perceberia que as duas atuações são únicas e especiais em seus aspectos e precisam de cada uma para que o projeto seja um sucesso.
Quais são as principais funções de um escritório de gerenciamento de projetos para uma organização
Tradicionalmente, um PMO é responsável por estabelecer uma estrutura de governança e diretrizes voltadas para atingir as metas organizacionais. Discutidas abaixo estão algumas das responsabilidades de um PMO:
Processo de gerenciamento de projetos
Uma das funções mais recorrentes de um PMO é garantir o desenvolvimento, a implementação e a consistência dos processos de negócios. O processo de gerenciamento de projetos ajuda no desenvolvimento de princípios gerais que irão gerenciar os projetos da organização. Este processo também ajuda a criar um modelo que pode ser usado para realizar vários projetos, economizando tempo e dinheiro para a empresa.
Coleta de dados
Durante o ciclo de vida do projeto, dados relevantes são coletados pelo PMO e apresentados à gerência para revisão. Utilizando as informações fornecidas pelos gerentes de projetos, o PMO poderá acessar o status dos projetos, auxiliando assim o escritório de gerenciamento de projetos a compilar os dados a serem apresentados à alta gestão.
Gestão de portfólio
Depois que uma organização tiver seu gerenciamento de portfólio de projetos implementado, será de responsabilidade exclusiva do PMO ver todo o processo facilitado.
Essas funções podem incluir; desenvolver uma previsão de capacidade de recursos para ajudar a entender o que é necessário para o projeto. Também ajuda a acompanhar o status do projeto pendente e em andamento para implementar modelos para avaliar as solicitações pendentes.
Apoio ao projeto
O PMO fornece o suporte necessário para o gerenciamento de projetos, orientando os gerentes de projetos da organização. O PMO também é responsável por induzir novos gerentes de projetos sobre a melhor forma de realizar os projetos.
Quais são as funções do gerente de projeto
O que o gerente de projeto contribui para a empresa? Um gerente de projeto desempenha um papel vital no ciclo de vida de um projeto desde o início, conforme discutido posteriormente.
Iniciação
Os objetivos, propósito e escopo do projeto devem ser bem definidos pelo gerente do projeto e pelas principais partes interessadas externas e internas. O gerente de projeto está interessado no problema a ser resolvido, nos resultados desejados e aborda questões que podem impedir sua conclusão.
Planejamento
Depois que a proposta do projeto é aprovada, os gerentes trabalham com as partes interessadas para gerar um plano abrangente para atingir os objetivos do projeto. O plano permitirá aos gerentes de projeto delinear o escopo, riscos, limites de tempo, custos, qualidade e informações.
Execução
É a fase em que os membros da equipe devem concluir as tarefas identificadas no plano do projeto para atingir os objetivos da organização. O gerente de projeto deve atribuir as funções e garantir que sejam concluídas conforme o programado.
Para isso ser bem-sucedido, o gerente do projeto confirma que a equipe foi informada sobre quaisquer alterações previamente.
Monitoramento e Avaliação
Esta fase começa na iniciação e vai até o encerramento do projeto. Envolve monitorar o andamento do projeto, administrar o orçamento, garantir que as metas sejam alcançadas e comparar o desempenho real com os resultados esperados.
Geralmente, as coisas não saem como planejado e, portanto, o gerente de projeto deve ser flexível para se adaptar facilmente às mudanças.
Estágio Final
Aqui, o gerente de projeto se esforça para concluir o projeto. O cliente então anexará sua assinatura e os recursos excedentes serão devolvidos à organização pelo gerente do projeto. Ele avaliará o trabalho dos parceiros terceirizados, fechará seus contratos e, a seguir, manterá os arquivos do projeto usados para futuras referências.
Assim que o projeto for concluído, uma revisão pós-implementação é feita para determinar quais ajustes podem ser feitos se um projeto semelhante for feito no futuro.
O PMO pode se tornar um gerente de projetos?
Um PMO pode se tornar um Gerente de Projetos, mas isso exigirá o aprendizado de como fazer a entrega do projeto.
Portanto, a área de PMO se preocupa com a gestão do processo, que não afeta diretamente as entregas, enquanto o gerente de projetos se especializa na entrega dos resultados dos projetos.
Um gerente de projetos é bem-sucedido quando entrega o que foi combinado no projeto, atendendo às expectativas das partes interessadas, respeitando premissas e restrições impostas, obedecendo procedimentos e se preocupando em fazer entregas de valor.
É perfeitamente possível que um PMO que está trabalhando há muito tempo e que até agora desenvolveu confiança suficiente para realizar as entregas do projeto possa facilmente mudar para a posição de gerente de projeto.
Por último
Dado que as organizações têm visto uma necessidade crescente de PMO e gerentes de projeto, é hora de criarmos um espaço para um departamento de projetos para garantir que nossos negócios não sejam abandonados em breve. Portanto, as organizações devem incorporar isso como um de seus planos estratégicos.
De uma perspectiva mais ampla, gerentes de projeto qualificados podem levar ao crescimento drástico de uma organização, pois se concentram na utilização prudente de recursos em cada estágio do processo de gerenciamento de projetos.
Cada organização deve aproveitar as vantagens do PMO e do gerenciamento de projetos para obter uma vantagem competitiva na economia.
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